makalah sistem informasi manajemen (SIM)

SISTEM INFORMASI BAGI PERENCANAAN KONTROL

D

I

S

U

S

U

N

OLEH:

KELOMPOK 10

NAMA                                                          NIM

1.      Rosmaini Harahap                                            1630200034                          

2.      Rizkia Novrida Hasibuan                                 1630200048

DOSEN PEMBIMBING

YULI EVIYANTI, SE.MM

JURUSAN BIMBINGAN KONSELING ISLAM

Fakultasdakwah dan ilmu komunikasasi

Institut agama islam negeri

(iain)Padangsidimpuan

2017

BAB I

PENDAHULUAN

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Suatu organisasi yang menjalankan sejumlah aktivitas memulai kegiatannya dengan melakukan proses perencanaan. Perencanaan dilakukan melalui aktivitas yang melibatkan individu-individu. Aktivitas inidividu ini diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi. Yang sering dilakukan adalah adanya kesadaran individu sebagai makhluk juga mempunyai keinginan-keinginan atau tujuan pibadi. Tujuan pribadi seseorang bisa selaras dengan tujuan organisasi, bisa juga tidak selaras. Ketidakselarasan tujuan mengakibatkan tujuan organisasi atau tujuan individu tidak tercapai. Untuk itu diperlukan suatu pengendali kerja sehingga tujuan individu bisa selaras dengan tujuan organisasi. Salah satu alat untuk mencapai hal tersebut adalah adanya sistem pengendalian manajemen yang baik.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Perencanaan dan Kontrol dalam Organisasi

Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus terlebih dahulu di rencanakan. Perencanaan ini adalah dinamis.Perencanaan ini di tujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian,karena adanya perubahan kondisi dan situasi^.[1]

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy sebagai berikut^:[2]

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Menurut Robbins dan Coulter,  maksud dari perencanaan adalah sebagai penunjuk arah, meminimalisir akibat yang terjadi karena adanya perubahan, lebih efisien serta efektif serta membuat standar-standar atau pedoman dalam pengendalian pelaksanaan rencana. Sedangkan menurut Wilson, arti perencanaan adalah suatu proses lain, atau keadaan yang ada dirubah agar dapat mencapai tujuan dan sasaran dari perencanaan tersebut. Perencanaan menurut Wilson terdiri dari proses analisa, penyusunan kebijakan serta menciptakan rancangan.

Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ^:[3] 

1.     apa (what);

2.      siapa (who);

3.      kapan (when);

4.      dimana (where);

5.      mengapa (why);

6.      bagaimana (how).

Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan.

Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi. Secara lebih spesifik pentingnya perencanaan dalam organisasi juga dapat dilihat dari keuntungan perencanaan sebagai berikut.^[4]

1.      Meningkatkan fokus dan fleksibilitas (focus and flexibility)

Suatu organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakan, dan mengetahui bagaimana melayani mereka dengan baik. Suatu organisasi dengan fleksibilitas beroperasi secara dinamis dan dengan satu pengertian tentang masa depan.

2.      Meningkatkan koordinasi (coordination)

Ada banyak perbedaan subsistem dan kelompok dalam organisasi dan masing-masing memiliki berbagai tujuan pada tiap waktu tertentu. Tetapi tujuan itu semua menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain karena tersusun secara hierarki. Membantu koordinasi pengambilan keputusan oleh manajer unit. Ini akan meminimasi tumpang tindih kegiatan dan membantu pemakaian biaya.

3.      Meningkatkan kontrol (control)

Kontrol manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. Perencanaan membantu membuat hal itu menjadi mungkin melalui penetapan tujuan dan identifikasi tindakan spesifik melalui mana hal itu diwujudkan.

4.      Memperbaiki manajemen waktu (time management)

Melalui keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas, koordinasi, dan kontrol, perencanaan adalah satu bentuk dari manajemen waktu.

Controlling atau sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula.^[5] Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.

Ada banyak pengertian fungsi controlling menurut beberapa pakar, di antaranya:^[6] Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen. Adalah pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Controlling sangat penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

Menurut George R. Terry, pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

Menurut Harold Koontz, pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.

Organisasi terdiri dari manajer dan karyawan harus dimotivasi dan dituntun agar melakukan apa yang diinginkan pimpinannya dan harus dikoreksi jika menyimpang dari arah pencapaian tujuan organisasi. Dasar dari semua proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel, guna mencapai tujuan tertentu. Variabel dapat berupa manusia, mesin, organisasi.

Dari pengertian diatas dapat dinyatakan ada hubungan Antara controlling dan perencanaan. Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan.

Sebagian orang dalam organisasi melakukan perencanaan dan sebagian lagi dalam bidang pengendalian. Kedua hal ini saling terkait. Kebanyakan manajer melakukan pengendalian namun sifat dari pengendalian itu sendiri berbeda dalam penerapannya untuk penetapan strategi, pengendalian manajemen dan pengendalian tugas. Karena itu, perencanaan dan pengendalian tidak merupakan kegiatan terpisah tapi saling terkait satu sama lainnya.

B.     Proses Perencanaan

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin mengingkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencnaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para mnajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.

Kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahap sebagai berikut :^[7]

1.      Formulasi tujuan (goal formulation) atau penetapan tujuan (setting objectives)

Langkah pertama dari proses perencanaan ialah memformulasi tujuan organisasional. Tujuan merupakan akhir yang diharapkan. Berdasarkan isi secara khas umumnya disetujui tiga tujuan besar. Pertama, manajer mengidentifikasi visi organisasional. Kedua, manajer menetapkan misi organisasional. Dan ketiga manajer biasanya menyetujui nilai dasar organisasi.

a.       Visi organisasional

Semua tindakan organisasional dimulai dengan adanya suatu visi. Visi dapat didefinisikan sebagai gambaran yang ideal mengenai masa depan organisasi yang diharapkan, realistik dan mungkin dicapai dan lebih baik dari keadaan sekarang. Ciri khas dari suatu organisasi yang kreatif dan memiliki kinerja istimewa apabila memiliki suatu visi bersama.

Jika anggota memiliki visi yang sama maka mereka akan memiliki suatu komitmen tentang apa yang ingin mereka capai sebagai suatu kesatuan. Sementara itu, jika ada satu unit kerja sedang bekerja bersama-sama untuk suatu sasaran yang telah dietapkan oleh organisasi tidak berarti bahwa anggota dari unit kerja tersebut telah memiliki suatu visi yang sama.

b.      Misi organisasional

Misi organisasional tidak lain adalah maksud organisasi atau alasan fundamental untuk keberadaan oganisasi. Misi yang biasanya diturunkan dari konteks sosietal dimana organisasi beroperasi berhubungan dengan jawaban atas pertanyaan : who are we? Sebab itu pernyataan misi adalah pernyataan luas tentang dasar, maksud unik, dan jangkauan operasi yang membedakan organisasi dengan tipe yang lain. Misalnya institusi pendidikan tinggi ada untuk menemukan dan membagi pengetahuan.

c.       Nilai dasar organisasional

Nilai organisasional merupakan standar etik dan filosofi yang secara eksplisit dan secara implisit ditujukan kepada pegawai organisasi dalam mewujudkan maksud dan misi organisasi. Jadi nilai dasar oganisasional merupakan kerangka acuan bagi tindakan sehari-hari bagi seluruh personalia. Nilai organisasional berhubungan dengan jawaban atas pertanyaan: what are our guiding objectives? bahwa pernyataan nilai organisasional mengakomodasi tiga konsiderasi dasar dalam menjalankan manajemen terbaik dari organisasi.

2.      Diagnosis lingkungan (environmental analyst)

Lingkungan eksternal organisasi, baik yang langsung berpengaruh terhadap aktivitas organisasi dapat menjadi hambatan tetapi sekaligus menjadi peluang bagi organisasi. Menentukan tindakan yang realistis untuk merealisasi tujuan tergantung pada kesadaran akan hambatan dan peluang dari lingkungan organisasi.

Lingkungan internal organisasi juga perlu didiagnosis untuk mengetahui kapabilitas internal, baik kekuatan dan kelemahan organisasi. Meskipun organisasi dan para perencana tidak dapat mengontrol masa yang akan datang, tetapi mereka harus berusaha mengidentifikasinya dan melakukan isolasi tindakan-tindakan sekarang dan hasilnya dapat diharapkan mempengaruhi masa yang akan datang. 

3.      Pembuatan keputusan rencana strategi (strategic plan decision making)

Tahap ketiga dari proses perencanaan adalah membuat rencana strategi ini dibuat berdasarkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Rencana strategi sebagai rencana jangka panjang atau rencana berorientasi ke masa depan ditetapkan setelah manajer melakukan analisis,baik peluang dan hambatan yang dipresentasi oleh lingkungan eksternal organisasi dalam hubungan dengan kekuatan dan kelemahan organisasi.

Perencanaan strategi dapat dilakukan apabila manajer memahami tujuan strategis; melakukan analisis lingkungan yaitu penilaian, informasi, secara sistematik tentang lingkungan eksternal organisasi. Berdasarkan hal ini baru dilakukan analisis strategi dengan melakukan analisis swot. Tahap selanjutnya dari proses formulasi strategi ialah menentukan pilihan alternatif, implementasi strategi dan mengontrol strategi.

Tiap organisasi mempunyai strategi dan berdasarkan tingkatan organisasi ada tiga tipe strategi:

a.       Strategi level korporasi

b.      Strategi level bisnis

c.       Strategi level fungsional

Akhirnya, rencana strategis yang dipilih diimplementasikan dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Ini berarti strategi harus diterjemahkan ke dalam tindakan dan petunjuk untuk bertindak bagi unit dan anggota organisasional.  Untuk itu dikembangkan rencana jangka pendek untuk satu tahun atau kurang dan rencana jangka panjang untuk lima tahun atau lebih. Implementasi strategi ini harus dikontrol atau manajer secara reguler memeriksa perkembangan rencana strategi, sebab keberhasilan dari tiap strategi tergantung pada kemampuan manajer melakukan pengontrolan, seperti memonitor perubahan dalam sumber-sumber kritis, keterampilan, dan persaingan, dan pasar, atau faktor-faktor lingkungan lain.

 

4.      Kembangkan rencana operasional (develop operational plan)

Rencana strategi kemudian dikembangkan menjadi rencana operasional, kadang-kadang disebut rencana taktis, atau rencana tindakan. Suatu rencana operasional ialah satu rencana dari lingkup terbatas yang menekankan kegiatan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana strategis. Tujuan dari rencana operasional ialah membantu melaksanakan rencana strategis, mangatur tanggung jawab orang untuk mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek dan apa yang mereka butuhkan untuk mengerjakan dan bagaimana mereka mencapai tujuan itu.

5.      Implementasi rencana dan evaluasi hasil (implement the plan and evaluate result)

Rencana yang sudah ditetapkan kemudian diimplementasikan melalui kegiatan-kegiatan pengorganisasian, penyusunan staf, kepemimpinan, dan pengontrolan. Melalui pengorganisasian akan dapat disusun kegiatan-kegiatan dan pembagian kerja, melalui penyusunan staf diperoleh orang-orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan pekerjaan, melalui pemimpin menghasilkan gerak ke arah pencapaian tujuan; dan melalui kontrol akan dapat diketahui sejauhmana kesesuaian antara rencana atau standar yang telah ditetapkan dengan hasil yang dicapai. Informasi ini menjadi umpan balik untuk pertimbangan apakah perlu atau tidak melakukan perencanaan ulang.

Proses perencanaan ulang mungkin ditujukan melalui tahap pertama atau menetapkan misi dan tujuan dan seterusnya, namun juga mungkin hanya ditujukan untuk rencana strategis yang diikuti rencana operasional atau perencanaan ulang hanya ditujukan untuk rencana operasional.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis.

Perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan.

Controlling atau sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Sebagian orang dalam organisasi melakukan perencanaan dan sebagian lagi dalam bidang pengendalian. Kedua hal ini saling terkait.

Perencanaan sebagai suatu proses dapat dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu, formulasi tujuan, diagnosis lingkungan, rencana strategi, rencana operasional, dan implementasi rencana.

B.     Saran

Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.

Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.

DAFTAR PUSTAKA

Handayaningrat,  Soewarno. 1995. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. Yogyakarta: BPFE .

Hasibuan, Melayu S.P. 2000. Menejemen (dasar,pengertian dan Masalah). Jakarta: Bumi Aksara.

Herujito Yayat, M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo.

Silalahi, Ulbert. 2009. Studi tentang Ilmu Administrasi. Bandung: Sinar Baru Algesindo.

Suandy,  Erly. 2001. Perpajakan, Edisi 1. Jakarta:  Salemba Empat.

---

^[1] Melayu S.P Hasibuan, Menejemen (dasar, pengertian dan Masalah), (Jakarta: Bumi Aksara, 2000), hal. 1

^[2] Erly Suandy, Perpajakan, Edisi 1, (Jakarta: Salemba Empat, 2001), hal. 2

^[3] Ulbert Silalahi, Studi tentang Ilmu Administrasi, (Bandung: Sinar Baru Algesindo, 2009), hal. 166.

^[4] Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, (Jakarta: Gunung Agung, 1995), hal. 127.

^[5] M Herujito Yayat, Dasar-Dasar Manajemen, (Jakarta: PT Grasindo, 2001), hal. 51.

^[6]  Ibid, hal. 56

^[7]  T. Hani Handoko, Manajemen. (Yogyakarta: BPFE, 1999), hal. 79.